Empfänger von Nachrichten stehen heute vor der Herausforderung,  die Fülle an Informationen und Daten, die sie täglich erreicht, zu verarbeiten. Der zunehmende Mailverkehr führt in nicht wenigen Unternehmen zu einem erheblichen Zeitaufwand. Wichtiges muss von Unwichtigem unterschieden, Prioritäten für die Beantwortung müssen gesetzt werden. Die Geschwindigkeit der E-Mailübertragung hat auch die Erwartungshaltungen in Bezug auf die Antwort-, bzw. Reaktionszeiten verändert, eine Tatsache, die den «E-Maildruck» zusätzlich erhöht.

Jeder Empfänger ist auch ein Kommunikator. Schwerfälliges, lineares Kommunikationsverhalten (mehrere lineare Kommunikator-Empfänger-Prozesse nebeneinander und / oder nacheinander) erschwert die Ausübung dieser unterschiedlichen Rollen erheblich. Das schnelle Kommunikationsinstrument E-Mail spart zwar Zeit bei der Übertragung, führt aber zu Mehraufwand / Belastungen in anderen Bereichen.

Informations- und Kommunikationstechnologie kann diese linearen Prozesse dynamischer gestalten, indem sie Kommunikator und Empfänger gezielt zusammenführt.

Der konkrete Nutzen liegt darin, dass E-Mail-Verarbeitungszeiten messbar reduziert und Empfänger von ihrer Informationsverarbeitungsrolle entlastet werden. Weniger Informationsverarbeitungsaufwand bedeutet mehr Zeit für produktives Arbeiten. Ein weiterer Nutzen ergibt sich aus der Tatsache, dass alle an Austauschprozessen Beteiligten stets über den aktuellsten Wissensstand verfügen.
 

• Die starren Rollen im klassischen Sender- und Empfänger-Modell werden durch vereinbarte Prozesse und Regeln ersetzt, welche mittels Informations- und Kommunikationstechnologie innerhalb der gewohnten Arbeitsumgebungen praktisch umgesetzt werden. Der Empfänger spielt gleichzeitig eine aktive Rolle: Das Sekretariat hat Direktzugriff auf den Kalender des Abteilungsleiter, der Teamleiter sieht den Fortschritt einer Aufgabe, ohne erst nachfragen zu müssen, mehrere an einem Projekt Beteiligten finden auf einer gemeinsamen Plattform zusammen, die alle wichtigen Informationen und Daten enthält.
• Die lineare E-Mail-folgt-auf-E-Mail-Kommunikation wird durch gemeinsame Räume für Kommunikatoren und Empfänger ersetzt. Der sichere, mit bedarfsgerechten Instrumenten ausgestattete MIT-Groove- oder MIT-SharePoint-Raum deckt sämtliche Kommunikationsbedürfnisse von Verwaltungsräten, Geschäftsleitungen und Arbeitsgruppen und erhöht gleichzeitig die Sicherheit geschäftskritischer Daten und Informationen erheblich (Datenschutz, Know-how-Schutz). Wer sich informieren will, muss nur den entsprechenden «Raum» betreten, wo er auf einen Blick sieht, was zu welchem Zeitpunkt geändert hat. Das Postfach wird durch den permanenten, garantiert Spam-freien Konferenzraum ersetzt, der rund um die Uhr alle wichtigen Informationen bereit hält.
• Der Empfänger einer Nachricht sieht dank Präsenzinformationen (genau so wieder Kommunikator), welche seiner Kontakte gerade wie erreichbar sind und kann seine Reaktion gezielt danach ausrichten: Unified Communications.